Pekeliling

KAWALAN PENGURUSAN DAN

PENTADBIRAN

                                
 1.

Carta Organisasi disediakan dengan lengkap dan dikemaskini mengikut waran perjawatan yang diluluskan serta dipamerkan.

Pek.Pendaftar Bil.1/2011 Download images  
 2.

Manual Kualiti Prosedur Kerja/Manual Prosedur Kerja disediakan dengan lengkap, kemas kini dan mempunyai tarikh kuatkuasa.

 3.

Fail Meja/Senarai Tugas disediakan dengan lengkap ,kemas kini dan mempunyai tarikh kuatkuasa.

 4.

Penurunan kuasa daripada Pegawai Pengawal (Naib Canselor) diberi secara bertulis kepada pegawai-pegawai yangbertanggungjawab terhadap pengurusan kewangan.

a-AP11

b-AP69

c-AP101

Download images

Download images

Download images

 5.

Ketua PTj hanya menandatangani dokumen kontrakdan perjanjian (MOU/MOA) mengikut kuasa yang diberikan.

Pek.Pejabat Bendahari Bil.2/2014  Download images
 6.

Pemeriksaan mengejut dilakukan oleh Ketua Pusat Tanggungjawab terhadap peti besi, peti wang tunai,panjar wang runcit, laci atau bekas-bekas untuk menyimpan wang, setem atau barang-barang berharga (aset/inventori) sekurang-kurangnya 6 bulan sekali dan direkodkan dalam daftar pemeriksaan mengejut.

a-AP309

b-Tatacara Pengurusan Aset Alih Bab C,14.8

Download images

 Download images

 7.

Ketua PTj telah menganggotai dan menghadiri jawatankuasa yang berkaitan mengikut kekerapan yang ditetapkan (Contoh; JPKA,JKPAK,JKTU,Jawatankuasa Pengurusan Akademik,Jawatankuasa Pengetua-pengetua dll).

PS 5.1/2013  Download images
 8.

Perancangan jabatan dibuat meliputi perkara-perkara berikut:-

i-Perancangan Strategik Jabatan

ii-Penetapan dan pencapaian KPI

Pek.Perkh 5/2007  Download images
 9.

 Mesyuarat Jabatan/Pengurusan dilaksanakan mengikut tetapan:

-agenda mesyuarat (akademik (IPT Akademik), Kewangan, aset/inventori, sumber manusia).

 PKPA 2/1991  Download images
10.

Agihan tugas dibuat kepada kakitangan berpadanan dan bersesuaian mengikut senarai tugas yang telah ditetapkan dan pengasingan tugas serta pusingan kerja dilaksanakan

a-Pek.Perkh 5/2007

b-Pek.Perkh 3/2004

Download images

Download images
11.

Pegawai dan kakitangan menghadiri kursus 7 hari setahun.

Pek. Perkh 6/2005 Download images

12.

Pengurusan kehadiran dan cuti kakitangan dilaksanakan mengikut peraturan.

a-Pek.Perkh 5/2007

b-Pek.Pendaftar Bil3/2011

Download images

Download images
13.

Pengurusan fail dan rekod disenggara mengikutketetapan peraturan.

Pek. Perkh 5/2007 Download images
14.

Tindakan diambil terhadap ketidakpatuhan danpelanggaran tatakelakuan oleh kakitangan.

Panduan Pengurusan Tatatertib Pegawai Download images
15.

Pengurusan pengesahan jawatan kakitangan dibuat mengikut ketetapan.

Polisi Pengesahan Dalam Perkhidmatan Staf Akademik UniSZA Download images
16.

Nota Serah Tugas disediakan sekiranya terdapat pertukaran/persaraan kakitangan.

a-Pek.Perkh 3/2004

b-Pek.Perkh 10/2011

Download images

 

Download images

17.

Laporan dibuat kepada pihak-pihak berkenaan sekiranya kehilangan Wang Awam/Aset &Inventoriberlaku serta prosedur kehilangan dipatuhi.

a-AP 315-328

b-KP 2.7/2013

Download images

Download images
18. Prosedur Keselamatan dan Kesihatan Pekerja dipatuhi. Manual Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UniSZA Download images
19.

Pemanjangan kemudahan perubatan kepada pegawai

bukan warganegara yang dilantik secara kontrak di UniSZA.

Surat Pek. Perkh 6/2010 Download images
20.

Peraturan mengenai kadar-kadar dan syarat bayaran saguhati kepada pensyarah/ penceramah dan fasilatator sambilan.

a-Pek.Perbendaharaan Bil 2/2005

b-Pek.Pendaftar Bil14/2009

Download images

 

Download images

21.

Pemilikan dan pengisytiharan hartaoleh pegawai awam.

Pek. Perkh. Perenggan 9 3/2002 Download images
22. Peraturan pakaian staf. Pek. Pendaftar 7/2013 Download images
23.

Panduan masa bertolak/pulang staf yang menjalankan tugas rasmi di luar kawasan.

Pek.Pendaftar 8/2013 Download images
24.

Panduan cuti gantian untuk staf Kump.Pengurusan & Profesional dan Kump. Pelaksana.

  KAWALAN BAJET    
1.

Memastikan cadangan bajet tahun hadapan disediakan oleh Jabatan dan disokong

dengan justifikasi yang jelas.

Bab C- Tatacara Keqwangan   Download images   
2.

Bajet dikawal selia dan dibelanjakan mengikut kelulusan.

3.

Viremen dan permohonan tambahan peruntukan yang dibuat dibelanjakan dalam tahun semasa.

 4.

 Laporan perbelanjaan disemak dan pemantauanterhadap perbelanjaan dibuat secara berkala.

  KAWALAN TERIMAAN    
1.

Memastikan kawalan terhadap borang hasil (buku resit,pelekat kenderaan, pelekat

elektrik dan lain-lain) dibuat

a- Bab E-Tatacara Kewangan UniSZA

b-AP 63

 Download images

Download images

2. Memastikan penyimpanan selamat baki stok Borang Hasil (buku resit,pelekat kenderaan,pelekat elektrik dan lain-lain) di dalam kabinet/peti besi kunci

a- Bab E- Tatacara Kewangan UniSZA

b-AP66

 Download images

Download images

3. Memastikan resit rasmi yang dikeluarkan, direkod dalam Buku Tunai (mengikut sistem) dan disemak dengan baki stok Borang Hasil yang berkaitan oleh pegawai yang bertanggungjawab

a- Bab E- Tatacara Kewangan UniSZA

b- AP 80(d)

 Download images

Download images

4. Memastikan semua kutipan terimaan diurus dan dikawal selamat dan diserahkan ke Jabatan Bendahari dengan mencukupi mengikut peraturan Garis Panduan Pengurusan Terimaan Oleh Pusat Tanggungjawab  Download images
5. Memastikan semakan dibuat ke atas resit dengan daftar kutipan bagu menentukan jumlah sebenar yang dikemukan ke Jabatan Bendahari

a- Bab E- Tatacara Kewangan UniSZA

b- AP 80(d)

 Download images

Download images

6. Memastikan Laporan Penghutang/Kutipan Belum Terima disediakan bagi menentukan hasil yang belum dikutip Bab E- Tatacara Kewangan UniSZA  Download images
 

KAWALAN PEROLEHAN DAN

PERBELANJAAN

   
1. Memastikan terma rujukan/arahan amanah disediakan bagi setiap akaun amanah yang diwujudkan dan diluluskan Bab M - Tatacara Kewangan      Download images
2. Memastikan perbelanjaan yang dibuat mengikut ketetapan terma rujukan/arahan amanah
 3.  Memastikan terma rujukan/arahan amanah dikemaskini jika berlaku perubahan terhadap pengurusan dan pengendalian Akaun Amanah 
 4.  Memastikan semakan dan penyesuaian terhadap Penyata Pendapatan & Perbelanjaan Akaun Amanah dibuat 
5. Mmemastikan Akaun Amanah ditutup mengikut ketetapan apabila akaun amanah tidak aktif, tidak diperlukan lagi dan telah mencapai objektif 
 

PENGURUSAN ASET/

INVENTORI DAN STOR

   

1.

Melantik kakitangan yang menguruskan aset PTj (Pegawai Aset, Pegawai Penerima Aset, Pegawai Stor dan Pegawai Pemeriksa Aset/Stor) dan dinyatakan dalam senarai tugas pegawai berkenaan Bab J - Tatacara Kewangan UniSZA   Download images
2. Memastikan semua aset/inventori dan stok diterima oleh Pegawai penerima yang dilantik  Tatacara Pengurusan Aset Alih UniSZA      Download images       
 3.  Memastikan semua aset/inventori didaftarkan dan dilabel 
4. Memastikan senarai aset/inventori di lokasi disedia dan dipamerkan
5. Memastikan pegawai aset memantau aset/inventori dan stok digunakan dan telah dikawal selamat
6. Memastikan daftar pergerakan/pinjaman aset/inventori dan daftar penggunaan stor (kad kawalan stok dan kad stok) diselenggara dengan sempurna dan dikemaskini
7. Memastikan penyenggaraan aset/inventori dibuat mengikut jadual seperti ketetapan manual pengguna
8. Memastikan stor diuruskan dengan baik dan kadar pusingan stok adalah munasabah (re-order level)
9. Memastikan pegawai pemeriksa aset/inventori dan stor melaksanakan pemeriksaan ke atas aset/inventori dan stok sekurang-kurangnya sekali setahun
10. Memastikan daftar Aset/Inventori/Stok dikemaskinikan apabila berlaku penambahan/penggantian/pemeriksaan/verifikasi/penyenggaraan/pelupusan/kehilangan
11. Memastikan verifikasi aset/inventori dan stor dibuat dan tindakan diambil ke atas syor yang telah dibangkitkan oleh pegawai pemeriksa
12. Memastikan pengurusan pelupusan dibuat bagi aset/inventori dan stok rosak/tidak diperlukan lagi mengikut kewajaran dan ketetapan peraturan
13. Memastikan sebarang kehilangan aset dilaporkan kepada pihak polis dalam masa 24 jam dari masa kehilangan telah diketahui dan laporan awal disediakan oleh pegawai yang bertanggungjawab/pegawai aset
 

PENGURUSAN KENDERAANDI PTJ

   
1. Memastikan buku log kenderaan diselenggarakan dengan lengkap dan kemas kini dan diperiksa dari semasa ke semasa oleh pegawai bertanggungjawab

a- WP 4.1/2013

b- Pek. Perbendaharaan 5/2013

 

  Download images
2. Memastikan pembelian petrol/diesel direkod ke dalam buku log dan penyata penggunaan bulanan (cerakinan) disediakan
3. Memastikan kad Tounch N Go PTj dikawal dan disimpan selamat serta daftar penggunaan diselenggara dengan lengkap dan dikemaskini   Download images
4. Memastikan penyenggaraan (servis) berkala dilaksanakan terhadap kenderaan mengikut peraturan yang ditetapkan
 

PENGURUSAN PANJARWANG RUNCIT

   
1. Melaksanakan semakan berkala ke atas Panjar Wang Runcit untuk memastikan kelulusan penggunaan diberikan, baki wang tunai sama dengan rekod dan penyelarasan penggunaan wang runcit dengan vot-vot bajet

a- AP 309

b- Pekeliling Bendahari Bil 5/2015

 Download images

Download images

2. Memastikan pengurusan Panjar Wang Runcit (perbelanjaan, tuntutan dan rekupan) dibuat mengikut peraturan yang telah ditetapkan

a- AP 126

b- AP 131

c- Pekeliling Bendahari Bil 5/2015

 Download images

Download images

Download images

 

 

3.

Memastikan pengasingan tugas dilaksanakan di dalam pengurusan Panjar Wang Runcit

a- AP 11(a)

b- Pekeliling Bendahari Bil 5/2015

 Download images

Download images

 

TUNTUTAN DAN PENDAHULUAN

KAKITANGAN

   
1. Memastikan pembayaran tuntutan kakitangan dibuat mengikut garis panduan yang telah ditetapkan iaitu tuntutan yang dihantar oleh kakitangan tidak melebihi tempoh 3 bulan selepas perjalanan atau aktiviti tersebut dibuat Pek. Pejabat Bendahari Bil 7/2013  Download images
2. Memastikan bahawa pendahuluan kakitangan diberi mengikut kelayakan gred dan had maksima/permohonan Garis Panduan Peraturan Pen dahuluan Diri dan Pelbagai  Download images